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«Unsere Athleten dürfen auch etwas von uns erwarten»

In genau 100 Tagen blickt die Welt nach London: In der Weltmetropole finden die XXX. Olympischen Sommerspiele statt. Susanne Böhlen ist als «Head of Olympic Team Management» bei Swiss Olympic zuständig für die gesamte Logistik und Organisation für das Swiss Olympic Team. Im Interview erzählt sie, wie fehlende Passfotos, Tiertransporte, Parkbewilligungen und die britische Gastfreundschaft derzeit ihren Alltag prägen.

Susanne Böhlen, mit was für Aufgaben sehen Sie sich als «Head of Olympic Team Management» derzeit konfrontiert?

Ich war in letzter Zeit damit beschäftigt, Fotos und Formulare aller Athletinnen und Athleten zu sammeln und an das Organisationskomitee in London zu schicken. Dabei galt es strenge Richtlinien zu beachten. Allerdings sind viele Sportler derzeit an Wettkämpfen auf der ganzen Welt unterwegs, was die Koordination verkompliziert. Am Schluss wird zudem nur ein Bruchteil der rund 500 gesammelten Daten wirklich verwendet, da die Schweizer Delegation erst noch selektioniert wird. Zudem kümmere ich mich um die Reiseplanung und die Kleiderabgabe; ich organisiere Unterkünfte für unser Team und bin bemüht, dass alles benötigte Material rechtzeitig vor Ort sein wird.

Was stellt momentan die grösste Herausforderung dar?

Die Planung wird durch die späten Selektionsdaten (die letzten Selektionen finden knapp drei Wochen vor Beginn der Olympischen Spiele statt, Anm. d. Red.) etwas beeinflusst. Wir wissen noch nicht, wer schlussendlich wirklich an den Spielen teilnehmen darf, was Auswirkungen auf verschiedene organisatorische Teilbereiche hat. Nehmen wir als Beispiel den Pferdesport: Solange wir nicht wissen, welche Athleten in London dabei sein werden, ist nicht bekannt, welches Pferd wann und wie transportiert werden muss, welcher Pferdepfleger mitreist oder welche Besitzer des Tieres wann vor Ort sein werden. Meine Arbeit basiert deshalb momentan auf vielen Annahmen.

Die Organisation von Unterkünften an einem derartigen Grossanlass erscheint ebenfalls äusserst kompliziert.

Ja, es gibt viele Aspekte, die berücksichtigt werden müssen. Ich muss ungefähr abschätzen, wie viele Zimmer wir zur Verfügung haben werden. Dies entscheidet sich proportional zur Delegationsgrösse. Die Zimmer im Village müssen zudem unter den Athletinnen und Athleten aufgeteilt werden. Die Zimmereinteilung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit den jeweiligen Teamchefs. Dabei ist es wichtig, die Präferenzen der Teammitglieder zu kennen. Wir müssen beachten, wer einen ähnlichen Wettkampfplan hat und was zu tun ist, wenn jemand plötzlich krank wird. Wir wollen, dass sich die Athleten in London voll und ganz auf ihre sportliche Aufgabe konzentrieren können. Deshalb werden wir versuchen, ihnen alle anderen Sorgen abzunehmen.

Setzt es einen nicht enorm unter Druck, wenn man glaubt, für die Leistungen der Athleten verantwortlich zu sein?

Natürlich kann ich nicht direkt Einfluss auf die Leistungen der Athleten ausüben. Ich möchte aber meinen Teil dazu beitragen, dass sich unser Team in London wohl fühlt und ich will ihm die optimalen Rahmenbedingungen für Höchstleistungen bieten. Wir erwarten von unseren Athleten Bestleistungen. Also dürfen sie im Gegenzug auch etwas von uns verlangen.

Was fasziniert Sie an einer derart komplexen organisatorischen Aufgabe?

Ich denke, dass ich mein organisatorisches Flair in meinem Beruf sehr gut einsetzen kann. Ich liebe abstrakte Zusammenhänge. Gleichzeitig schätze ich aber auch, dass es sich um Projektarbeit handelt. Man begleitet das Projekt von Anfang bis Ende, ist bei der Entstehung der Idee genauso dabei wie bei der Durchführung des Anlasses. Zudem mag ich die Arbeit im Team. Kleinere Pannen gibt es immer und es ist schön zu wissen, dass man in diesem Fall nicht alleine dasteht.

Sind die logistischen Herausforderungen im Vergleich zu «Peking 2008» heuer einfacher zu bewältigen?

Wir haben dieses Jahr sicherlich die Möglichkeit, gewisse Aufgaben kurzfristiger anzugehen, zum Beispiel den Materialtransport. Bei den letzten Olympischen Sommerspielen musste unser Container bereits im Mai auf See, für London fährt der LKW erst im Juli los. Allerdings können so viele Arbeiten erst kurz vor der Anreise erledigt werden und auch das Organisationskomitee in London hat strenge Deadlines, die wir einzuhalten haben. Beispiele dafür sind das Reservieren von Fahrzeugen oder Gesuche für Parkbewilligungen. Man merkt, dass vor allem der Transport die lokalen Organisatoren vor Herausforderungen stellt. Grundsätzlich denke ich aber, dass London als internationale Metropole die verantwortungsvolle Rolle als Gastgeberin bravourös meistern wird.

Es bleiben 100 Tage bis London. Wie werden Sie diese verbringen?

Es gibt noch viel zu tun. Es gilt beispielsweise die Kleiderabgabe, die Anfang Juli stattfinden wird, zu organisieren. Dabei dürfen nur jene Athleten die Ausrüstung abholen, die auch selektioniert sind. Zu diesem Zeitpunkt werden allerdings entscheidende Wettkämpfe erst stattfinden. Also werden wir vermutlich mehrere Daten anbieten. Zudem muss das ganze Material verpackt werden, alle Zollpapiere müssen korrekt ausgefüllt sein. Besonders beim medizinischen Material wird dieser Prozess sehr aufwendig sein. Für die Ärzte in London mussten beispielsweise vorab alle Ausweise und Zeugnisse in englischer Sprache beglaubigt werden, damit sie vor Ort überhaupt praktizieren dürfen. Ab Mitte Juli werde ich schliesslich in London sein, um alles für die Ankunft der Delegation vorzubereiten: Möbel rücken, Büros einrichten oder Kleinmaterial besorgen.

Gab es bislang neben dem Stress auch etwas, das Sie beeindruckt hat?

Ich fühle mich durch die auf mir lastende Verantwortung nicht gestresst, oder zumindest nicht im negativen Sinn. Ich liebe die Herausforderung. In schwierigen Momenten rufe ich mir in Erinnerung, dass wir uns als Schweizer wohl stets viele Gedanken machen, sehr viel Aufwand betreiben und daher auch sehr gut vorbereitet sind. Aber klar, beeindruckend war bislang der Erfolg bei der Suche nach externen Unterkünften. Wenn es Sinn macht, dass unsere Athleten ausserhalb des Olympic Villages wohnen, versuchen wir, ein externes Haus aufzutreiben. Dieses Jahr werden vermutlich sowohl die Tennisspieler als auch die Mountainbiker ausserhalb wohnen, weil ihre Wettkampfstätten sehr weit vom Village entfernt sind. Also sind wir direkt auf die Londoner zugegangen, haben bei ihnen geklingelt und gefragt, ob wir ihr Haus mieten dürfen.

Es sollen über neun Millionen Tickets verkauft werden, London wird während 19 Tagen die Gastgeberin der Welt sein – und trotzdem gibt es Menschen, die freiwillig ihr Haus für Schweizer Athleten räumen?

Die Zusagen, die wir erhalten haben, waren für mich sehr eindrücklich. Einige Familien leben nur wenige Meter von der Wettkampfstrecke entfernt, konnten aber bislang keine Tickets ergattern und haben uns daher bereitwillig geholfen. Eine sehr schöne Geste, die von Gastfreundschaft zeugt. London scheint die olympischen Werte bereits 100 Tage vor der grossen Eröffnungsfeier verinnerlicht zu haben.